浅析用人单位能否以自行组建微信群的方式发布员工违规违纪、解除合同的通知
李维双律师
随着经济与科技的并向发展，人与人之间的沟通方式逐渐多样化。QQ、MSN、微信等软件通过线上媒介的形式缩短了现实生活中地理位置带来的距离，便利了人们的工作与生活。微信的快速发展是基于我国移动社交网民数量的不断增长，这改变了我国线上线下沟通与互动的传播方式。人们为了工作中的沟通的便利，组建了各式各样的微信工作群,这些群甚至代替日常的协同办公系统发挥作用。当面试通知、录取通知、企业奖惩办法的公布、劳动合同内容的协商、日常工作计划的下达、客户沟通甚至辞职信的送达等事项均以微信作为媒介来操作时，随之而来的问题：用人单位组建微信群的效力以及能否仅在微信群中发布辞退违规违纪员工的信息？接下来，让我们详细论证以上问题。
一、现有员工违规违纪、辞退处理方法
目前我国现行法律中，关于员工违规违纪、辞退员工的法律规定主要有：《中华人民共和国劳动合同法》第四条第（四）款、第三十九条，《中华人民共和劳动法》第二十五条，《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第十九条，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条、第十九条、第二十条，《最高人民法院关于审理劳动争议案件 适用法律若干问题的解释（四）》第十二条等。因本文旨在讨论用人单位能否以自行组建微信群的方式发布员工违规违纪、解除合同的通知，所以本文主要涉及的法律条文为我国《劳动合同法》及相关司法解释中关于解除合同的法律规定。
我国《中华人民共和国劳动合同法》第四条第（四）款规定用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。《中华人民共和国劳动法》第二十五条、《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条、《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第十九条分别以不同的条文对用人单位可以解除劳动合同的情形进行了明确的规定。不仅如此，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》以及《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（四）》也对用人单位解除劳动合同的相关问题进行了明确。上述相关条文为用人单位解除劳动合同提供了明确的法律依据。
二、目前存在的困惑和问题
综合上述法律规定我们可以得出，用人单位在法律法规规定的情形下可以辞退员工，但一定要严格遵循法律法规的规定。对于员工违规违纪行为的处罚,2008年1月15日之前遵循的是《企业职工奖惩条例》的相关规定，在之后《劳动法》、《劳动合同法》对职工的权利、义务做出了规定。其中，对于员工无过失行为的辞退，《劳动合同法》第四十条采取了以下表述“用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同”。而对于员工出现严重违反用人单位规章制度的行为时，《劳动法》、《劳动合同法》以及司法解释等规范性文件并未明确限定用人单位行使其单方解除权需采取书面告知员工的形式，仅采取了“用人单位可以解除劳动合同”的表述。关于员工违规违纪、解除合同的通知，《中华人民共和国劳动合同法》第四条第（四）款规定用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。也就是说用人单位必须对员工违规违纪、解除合同进行公示或者告知劳动者。目前用人单位公示采用的方式有：企业网站公布法；电子邮件通知法；公告栏张贴法；员工手册发放法（保留签收记录）；规章制度培训法（保留培训签到记录）。那么采用微信群的方式发布员工违规违纪、解除合同的通知是否符合法律法规中关于公示的规定？微信群的通知方式是否与其他公示方式有同等的效力？用人单位与员工产生劳动争议后，用人单位在微信群发布的通知是否可以作为其履行通知义务的证据？
三、困惑和问题之分析
笔者认为，用人单位可以组建微信群，并通过微信群这个平台对严重违反规章制度的员工发布解除合同的通知，分析如下：
首先，采用微信群的方式发布员工违规违纪、解除合同的通知是符合法律法规中关于公示的规定的。因为法律规定用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的重大事项决定公示，或者告知劳动者，但对公示和告知劳动者的方式并没有详细的规定，而通过微信群的方式发布员工违规违纪、解除合同的通知是准确的告知了员工。公示的主要目的在于保障劳动者的知情权以及后期的“申诉权”。用人单位通过组建微信群，确保全体员工作为群成员，使得微信成为了内部工作沟通的必要媒介，可以充分保障员工的知情权。微信已经作为人们手机必备软件，具有接收消息的便利性与及时性，能确保消息送达的成功率和内容的一致性。
其次，微信通知与其他公示方式应当是有同等的效力。劳动法中要求的“公示”是用人单位在一个合理的时间内，将需要公示的内容展示在一个劳动者可以查阅的平台上即可。用人单位通过组建微信群，确保全体员工成为群成员，并以该微信群作为工作沟通及相关文件、通知发布和公示平台，劳动者可以通过微信群查阅和知晓发布的通知，满足“公示”的要求。因此采用微信群的方式发布员工违规违纪、解除合同的通知是符合法律法规中关于公示的规定的，与以往最常见的张贴在公示栏和发函是相同的，产生的法律效力也是相同的，只是告知的方式有区别，一种是纸质张贴的方式，一种是通过电子传递媒介发布的方式，
最后，用人单位与员工产生劳动争议后，用人单位在微信群发布的通知可以作为其履行通知义务的证据，该证据属于电子证据的类型之一。根据《中华人民共和国民事诉讼法》及其司法解释、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》等相关规定，并结合实践中出现较多的证据类型，电子证据是指以数字化形式存储、处理、传输的，能够证明案件事实的数据，包括但不限于以短信、电子邮件、QQ、微信、支付宝或其他具备通讯、支付功能的互联网软件所产生的能够有形的表现所载内容并可以随时调取查用的数据信息。微信群的通知方式可以在仲裁或诉讼程序中作为电子证据，用人单位用微信群发布员工违规违纪、解除合同的通知后，可以通过拍照或截图的方式及时对证据予以保存，还可以对微信群的通知进行公证或鉴证来进一步增强其作为电子证据的效力，在诉讼中尽量提交保留证据原貌的手机截屏打印件、微信网页版截屏打印件，或者提交公证的文书来证明其履行了通知的义务。2018年7月18日，广东省广州市南沙区人民法院率先出台了《互联网电子数据证据举证、认证规程》从电子证据的固定、当事人举证方式、法官认证采信规则等方面，提出了解决问题的具体路径。按《规程》指引操作，互联网电子数据证据不必一律要经过公证，也能很大可能性获得法院的采信。
综上，用人单位在不违反法律强制性规定的情形下，可以组建微信群，并通过微信群发布员工违规违纪、解除劳动合同的通知，该种方式符合相关规定的要求，同时也符合社会的发展趋势。
四、律师建议
虽然用人单位可以采用微信群通知的方式发布员工违规违纪、解除劳动合同的通知，但为了减少不必要的纷争，降低用人单位涉诉风险，应当注意以下几点：
一是，用人单位应当在企业章程中明确员工的违纪行为以及确立达到解除劳动合同的严重程度的制度。因《劳动合同法》等规范性文件并未对“劳动者严重违反用人单位规章制度”进行明确界定，在有限的范围内赋予用人单位最大限度的自主决定权，以此约束和规范劳动者的行为，促使用人单位高效运转，促进经济发展。用人单位通过明确“何为严重违反用人单位规章制度的行为”，将此纳入章程，使得用人单位后期行使单方解除权有据可循。当然，任何权利都伴随着相应的义务。用人单位“造法”的同时，应当兼顾公平原则和平等原则，不得过分限制劳动者行为，侵犯劳动者权利和加重劳动者负担，以避免规章制度沦为无效规章。
二是，用人单位应当将微信群作为工作沟通的必要工具，并纳入单位章程，明确告知劳动者。用人单位在遵循合规性和必要性原则的基础上组建专门的工作微信群，明确群名、群职能、群规则、群成员范围、群管理人员等要素，并向用人单位的工会进行备案。之后，对微信群进行有效、严格地管理，确保该群在工作中发挥有效的作用。除此之外，用人单位应当对全体员工如何合法正确使用微信群进行培训，告知员工使用微信群应当遵循法律法规的相关规定，不得在微信群发布有关政治敏感性话题和视频，不得发布涉黄、涉毒、涉暴等不良信息和视频，不得发布涉及国家机密的信息，不得在微信群里发布垃圾信息，影响正常的交流。
三是，用人单位在与劳动者签订劳动合同时，应当约定使用微信群作为工作中必要的通讯工具的条款，以确保劳动者知悉微信群的重要性。为加强微信群作为送达用人单位单方解除合同通知、员工违规违纪通知媒介的效力，建议用人单位与劳动者在合同中约定类似条款，例如“劳动者本人知悉并认可，若本人具有违反用人单位规章制度的行为时，无论严重程度，用人单位可以在微信群（注明微信号，若微信号产生变更，变更后的微信号仍然有效）发布相应处理结果甚至解除劳动合同。自发布之日起，视为送达”。另外，可将劳动者工作沟通方式作为员工手册的内容，进行定期培训。
四是，用人单位应当在劳动者入职申请表和劳动合同中添加“微信号”一栏、，收集员工的微信号，将所有劳动者拉入工作微信群，确保全体员工为微信群的成员，同时告知劳动者填写微信号应当注意的事项及违反注意事项的相应后果。第一，告知劳动者提供的微信号应当与其手机号相一致，不一致的以提供的微信号为微信群成员。第二，告知劳动者提供的微信号必须是本人能正常使用的微信号，不得使用亲友的微信号或者提供以亲友的电话号码、QQ号等注册的微信号，否则因上述原因导致劳动者没有收到违规违纪、解除合同等通知的，视为劳动者已收到。第三，告知劳动者用人单位可以用微信群发布员工违规违纪、解除合同的通知，通知至发布之日起视为送达，提醒劳动者应及时查看群消息，因劳动者手机遗失、关机等情况导致其未能及时收到相关通知的，不影响通知已送达的法律效果。
四是，用人单位若组建了工会组织，应当履行法定的程序。在微信群发布解除与严重违反用人单位规章制度劳动者的劳动合同的通知时，应当事先通知工会。在通知工会时，建议用人单位尽量采取书面形式通知，并可以采取邮寄方式送达，以确保后期作为证明履行了通知义务的证据使用时的完整性和证明效力。
总而言之，用人单位在组建微信群时并发布严重违反规章制度的劳动者的解除通知时，应当做到程序合理合法，内容公正透明。与此同时，发布任何与劳动者切身利益相关的通知或者做出相关处理措施时，应当保存所有证据，并确保证据的真实性、合法性和有效性，以降低不必要的诉讼风险。
参考文献
[1]周亚军.《企业职工奖惩条例》废止后企业如何做到处理违法、违纪职工是合法、合规[J].法制与经济，2012（4）
[2]宋岚.违规违纪员工一裁了之？[J].中国卫生人才，2011（8）